NJIA ZA KUSIMAMIA NA KUTEKELEZA MPANGO KAZI / MPANGO MKATATI

Makala hii ni majibu kwa mdau wetu mmoja kwenye Group la Michanganuo-online aliyetaka kujua mbinu za kutumia kuweza kusimamia mpango kazi. Aliuliza kama ifuatavyo;

 

Habari za leo; Naomba mbinu za kutumia kusimamia mipango ya kazi

 

Majibu:

Maneno Mpango kazi, mpango mkakati, Malengo yana maana inayokaribiana sana na Mpango wa biashara au Mchanganuo wa biashara. Kwahiyo swali hili nitaenda kulijibu nikitumia muktadha wa mpango wa biashara kama ulivyoelezwa katika kitabu cha MICHANGANUO YA BIASHARA NA UJASIRIAMALI.

Mpango kazi au Mpango mkakati ni sawa na ramani ya kuyafikia malengo fulani mtu au taasisi iliyojiwekea. Na malengo yenyewe yanaweza yakawa ni malengo ya kiuchumi, malengo ya kielimu, malengo ya kiafya au malengo mengine yeyote yale maishani.

Siri ya Utelekezaji na usimamizi mzuri wa mpango mkakati wako utategemea vigezo muhimu vifuatavyo, lakini kabla sijavitaja vigezo hivyo kumbuka kwamba mpango kazi/mapango mkakati unaweza ukatekelezwa na mtu binafsi au taasisi, inawezekana ikawa ni shirika, kampuni, shule, hospital ink.

Vilevile kabla ya kutekeleza mpango kazi wowote ule ni lazima kwanza ukae chini na kuanisha ni kazi zipi ama mikakati gani hiyo inayopaswa kutekelezwa. Hpa ndipo utakuta watu wengi wakiweka malengo kadha wa kadha mfano, nataka kumiliki kiasi fulani cha fedha mwaka huu, nakata kuwa na gari, nataka nihitimu ngazi fulani ya masomo kielimu nk. na nitatumia mbinu hii na hii na hii kuweza kutekeleza malengo husika. Ngoma sasa inabakia kwenyeutekelezaji wenyewe ambao ndio tunaouangazia hapa leo.

Watu wengi wanayo mipango mikakati ya hali ya juu sana lakini shida moja tu inakuwa ni kwenye utekelezaji au inatekelezwa kwa makosa.

Jinsi ya kutekeleza Mpango kazi/Mpango mkakati

1. Tenga rasilimali za kutosha

Usimamizi na utekelezaji wa mipango unahitaji rasilimali watu, muda na fedha. Kumbuka kwamba kitu cha msingi zaidi kwenye mpango wowote ule ni utekelezaji wake na siyo kitu kingine chochote kile, hivyo utekelezaji ni lazima uhusishe mtu/watu iwe ni wewe binafsi au timu uliyo nayo katika taasisi yako. Katika kutekeleza mpango ni lazima kuwe na mtu maalumu atakayefanya kazi fulani, muda utakaohusika na bajeti itakayotumika.

Nitatolea mfano wa mpango kazi mmoja, tuseme labda una duka lako la rejareja na umeamua kumuweka kijana pale kama mfanyakazi wa kukuuzia duka lako kwa malengo ya kupata faida na muda wa kufanya mambo yako mengine. Ni lazima kijana huyo umpatie sappoti ya kutosha ikiwa ni pamoja na bajeti au chochote kile kitakachohitajika kusudi malengo yaweze kutimizika kama ulivyoyapanga.

Ikiwa utekelezaji wa mpango kazi unaufanya wewe mwenyewe pia hakikisha unajitengea rasilimali za kutosha na hasahasa muda kila siku ili kutimiza malengo yako uliyojiwekea na isijekuwa unatekeleza leo, mara kesho umeacha, keshokutwa tena umerudia, mtondogoo umeacha, mpango mkakati wako hautaweza kuleta mafanikio uliyokusudia kwa mtindo kama huo. Hivyo ratiba ni muhimu sana na ni muhimu zaidi kuifuata.

2. Tenga muda wa kufanya Tathmini/Marejeo

Tathmini ya mara kwa mara ni muhimu katika utekelezaji wa mpango mkakati wowote ule wenye mafanikio. Unaweza kupima maendeleo ya utekelezaji wako kwa siku, kwa mwezi au muda mwingine wowote ule uliojiamulia ila inapendekezwa muda usiwe mrefu sana kwani utapoteza malengo yako.

Bado nitatolea mfano wa mpango mkakati kwenye duka la rejareja ambalo umemuweka kijana pale wa kukuuzia. Ni lazima utenge muda maalumu kila siku au muda utakaoupanga wewe ambapo utakuwa ukifika pale dukani na kufanya tathmini pamoja na kijana wako, hii ni muhimu sana kwani itamfanya kijana kwanza azingatie kwamba anawajibika kuhakikisha kila kitu kinakwenda sawa kama mlivyokubaliana kuliko tu kuacha mambo yende holela. Atafikiri lile ni shamba la bibi na anaweza kufanya chochote apendacho kwani hakuna njia mahsusi ya kumuwajibisha.

3. Weka vipimo

Mpango kazi wako ni lazima uweke vipimo/kipimo kinachoonyesha kiasi cha utekelezaji / utendaji kwa kila lengo, kipimo kwa kila mfanyakazi, kwa kila idara na hata kwa biashara nzima kwa ujumla wake. Tukirudi tena katika mfano wa mpango kazi wetu niliochagua wa duka la rejareja, unapofanya marejeo au tathmini na kijana wako wa kazi, hakikisha kuna vitu unavyovipima kujua maendeleo ya duka lako na vitu hivyo vywaweza kuwa ni mauzo, faida, ununuzi wa bidhaa, stoku ya bidhaa nk.

Ikiwa vipimo vitaonyesha hakuna maendeleo yeyote au kuna kasoro za hapa na pale na kwa kipindi kirefu mfululizo, basin ujue mpango mkakati wako una mushkeli mahali, ni wakati sahihi sasa wa kubadlisha mikakati uliyojiwekea au hata kuachana kabisa na biashara yenyewe kwani huwezi kufanya biashara isiyokuwa na faida wala maendeleo ya maana. 

Vilevile Ikiwa hakuna vipimo vyovyote unavyoweza kuvitegemea basi ujue kabisa hapo unatwanga maji kwenye kinu au unatekeleza mpango kazi usiokuwa na matokeo chanya. Kumbuka ya kwamba duniani kila jambo linaloweza kutekelezwa basi ujue pia jambo hilo linaweza kupimwa na ukiwa hautakuwa na vipimo sahihi basi hakuna kinachofanyika cha maana.

Vipimo si kwa mfanyakazi tu uliyemwajri hapana bali hata ikiwa ni wewe mwenyewe unayetekeleza mpango mkakati wako binafsi ni lazima ujiwekee vipimo na tathmini ya mara kwa mara kuangalia pale unapokwama au kufanya vizuri ni wapi.

4. Utayari wa Kubadilika muda wowote

Hakuna mpango wowote ule Duniani unaoweza kwenda sawasawa kwa asilimia 100% na hali halisi inavyokuja kujitokeza wakati wa utekelezaji hata iwe ni ile mipango inayowekwa na Bunge la Congress kule Marekani. Huwa tunatengeneza mipango mikakati mablimbali kila siku na hata Serikali yetu Tukufu kila mwaka Wabunge hukaa kule Dodoma wakitengeneza mipango ya bajeti. Lakini kwenye utekelezaji wake mbele ya safari kunaweza kuwa na mabadiliko fulani na hilo haliepukiki.

Ikiwa mazingira hayaendani na vile ulivyopanga basi unaweza kubadilisha mikakati yako kulingana na mazingira yaliyopo ilimradi tu hupotezi lengo lako la msingi. Kumbuka Mpango kazi / Mpango mkakati ni andiko linaloishi, siyo jiwe ndio useme labda halitabadilika kamwe.

Natumaini ndugu yangu Simon na mdau katika MASTERMIND GRROUP LA MICHANGANUO-ONLINE utakuwa umepata mawili matatu kutokana na majibu yangu. Asante sana

Peter  Tarimo

Mobezi katika kuandaa Michanganuo ya Biashara za aina zote.

SOMA PIA: 

1. Jinsi mpango wa Biashara unavyoweza kuongeza mafanikio ya biashara yako

2. Nna mtaji wa shilingi milionio moja (1000,000) naomba ushauri nifanye biashara gani?

3. Chakula cha kuku wa kienyeji kina tofauti yeyote na cha kuku wa kisasa?

4. Kijana mwenye malengo makubwa kiuchumi, nifuge kuku aina gani, mayai, nyama au kienyeji? nishauri tafadhali.

5. Biashara 5 za mtaji kidogo kuanzia elfu 2, kumi mpaka laki moja unazoweza kuanza zikakutoa

Tweet