JIBU SIMU KIBIASHARA:JIFUNZE MBINU BORA ZA KUPIGA NA KUPOKEA SIMU

Wasichana wakipokea simu ofisini.

Kupokea na kupiga simu katika biashara hata kama ikiwa ni biashara ndogo vipi siku hizi imekuwa ni jambo la lazima kama mjasiriamali atataka mafanikio ya kweli tofauti na zamani ambapo kwanza simu zenyewe zilikuwa ni akama bidhaa ya anasa na wakati mwingine kwa wale waliokuwa na vipato vikubwa tu.

Kwa mantiki hiyo simu na hasa za mkononi zimekuwa ndiyo mawasiliano ya msingi kabisa baina ya mwenye biashara na wateja wake hivyo kusababisha kuwepo na umuhimu mkubwa wa wajasiriamali kufahamu njia na mbinu bora za kupokea simu pindi wateja wanapopiga kuhitaji msaada ama bidhaa fulani.

Rais Obama akipokea simu.

Kumbuka ya kwamba namna utakavyomjibu mteja wako kwenye simu kwa mara ya kwanza kabisa, mteja mara moja hupata picha (first impression) ya biashara yako ilivyo. Zifuatazo hapa chini ni njia bora za kupokea simu kumfanya mteja avutike zaidi kununua bidha au huduma zako;

1)   Usicheleweshe kupokea simu pindi inapoanza kuita,jitahidi angalao isiite zaidi ya mara mbili.

2)   Unapopokea simu, mkaribishe anayepiga kwa upole na shauku ya kutaka kujua shida yake, usisahau kuwa hapa sauti yako ndiyo kila kitu katika kuchora picha nzuri ya biashara/kampuni yako. Mathalani unaweza ukasema, “Habari za saa hizi, Mariam Beauty Saloon, Mariam naongea. Nikusaidie nini tafadhali?” Unamtambulisha kwa sababu asingekuwa na haja ya kupiga simu ikiwa tayari alikuwa na taarifa za biashara yako.

3)   Zungumza taratibu na kwa ufasaha lakini isije ikawa taratibu kupita kiasi mteja wako akashindwa kuelewa kile unachomwambia kwa urahisi.

4)   Usitumie maneno ya mtaani, au maneno yasiyoeleweka kwa urahisi, wala usitumie misamiati ya kitaalamu ikiwa huna uhakika kwamba yule unayezungumza naye yupo katika sekta husika.

5)   Tumia lugha chanya kwa mfano badala ya kusema “sijui” sema “Nitajaribu kutafuta jibu”

6)   Hakikisha unapokea ujumbe uliokamilifu na sahihi, kama kuna neno hujalielewa sawasawa au labda ni jina la mtu, muombe akutajie tena au akutajie herufi zake.

7)   Usiahirishe kujibu simu mpaka kesho au siku nyingine, kwani waweza kupoteza tenda muhimu au mauzo ambayo ungeyafanya endapo ungewahi.

8)   Ukiona kuna tatizo katika kupokea simu usisije ukamweka hewani pasipo majibu “on hold”, mjulishe kwa ripoti kwamba simu iko bize, kama ataendelea kusubiri au asubiri mpaka baadaye umpigie tena.

9)   Usiweke “loudspeaker” labda tu kama ni lazima kufanya hivyo. Mteja anaweza akawa na fikra kwamba hauko makini na simu yake, haumjali na unataka kila mtu ajue ni nini anachozungumza hivyo ujumbe wake siyo siri tena.

10) Mfundishe mtu mwingine yeyote anayehusika katika biashara yako

namna bora ya kujibu simu, anaweza akawa ni msaidizi wako, mfanyakazi, au wanafamilia ikiwa biashara inafanyikia nyumbani. Fanya majaribio kwa kujifanya mteja kisha ukawapigie kujfahamu kama wameelewa vizuri namna ya kujibu simu au la.

Tweet